Пошаговое руководство по использованию Microsoft Teams

Пошаговое руководство по использованию Microsoft Teams

Поскольку многие учебные заведения и компании теперь работают удаленно из-за COVID-19, они были вынуждены использовать инструменты виртуального общения, такие как Microsoft Teams, для эффективного сотрудничества. Но как вы подойдете к использованию Microsoft Teams? В конце концов, хотя Microsoft Teams бесплатная версия — эффективный инструмент, он может сбивать с толку своим обширным функционалом.

Чтобы помочь вам быстро приступить к работе, мы подготовили данную статью, представляющую собой пошаговое руководство по использованию Microsoft Teams для проведения видеоконференций и общения. Мы выделим ключевые функции и цены этого инструмента, чтобы помочь вам определить, подходит ли он для вашей команды. Мы также дадим три совета, которые помогут вам еще больше воспользоваться возможностями Microsoft Teams в бесплатной версии!

Пошаговое руководство по использованию Microsoft Teams

Что такое Microsoft Teams бесплатная версия?

Microsoft Teams — это инструмент для онлайн-общения и совместной работы, который входит в состав Microsoft Office 365 Suite. Хотя он в основном используется для видеоконференций удаленными командами, это не единственное, что он может делать.
Команды могут помочь вам:

  • Создавайте выделенные каналы для конкретных задач или команд;
  • Записывайте аудио и видео встречи;
  • С легкостью поделитесь своим экраном с членами команды для получения подробных объяснений;
  • Быстрый поиск в архивах с помощью командного окна.

Как использовать программу

Использование инструмента удаленной связи, такого как Microsoft Teams, необходимо для обеспечения связи внутри вашей команды, даже если они находятся за тысячи километров. Но если вы не знакомы с этим инструментом, его использование может показаться для вас не простым. Если это так, не волнуйтесь. Просто следуйте этому простому пошаговому руководству, чтобы правильно использовать Teams.
Мы рассмотрим шаги, которые необходимо выполнить на настольных и мобильных платформах, а именно:

  • Как начать работу с Microsoft Teams;
  • Как создавать команды и каналы;
  • Как настроить видеоконференцсвязь;
  • Как планировать встречи.

Начинаем работу с Teams

Вот пошаговое руководство, которое поможет вам начать работу с Microsoft Teams:

Создайте учетную запись

А) Для компьютера

  1. Шаг 1. Перейдите на веб-страницу Microsoft Teams и щелкните значок «Войти» в правом верхнем углу экрана.
    майкрософт тимс вход в личный кабинет
  2. Шаг 2. На открывшейся странице нажмите «Создайте её» если вам нужно зарегистрироваться в Тимс, либо произведите вход в Тимс, если вы уже зарегистрированы.
    как создать учетную запись в майкрософт тимс

После того, как вы ввели все свои данные и подтвердили свой адрес электронной почты, посетите домашнюю страницу Microsoft Teams, чтобы начать использовать веб-приложение Teams.

Б) Для мобильных
Чтобы создать учетную запись Microsoft на своем мобильном телефоне, загрузите приложение и следуйте инструкциям, указанным выше.

Загрузите приложение Microsoft Teams.

  1. Шаг 1. Чтобы загрузить настольное приложение Microsoft Teams, вернитесь на главную веб-страницу Microsoft Teams.
  2. Шаг 2. Нажмите кнопку «Скачать» в середине статьи, выбрав необходимую операционную систему.
    Пошаговое руководство по использованию Microsoft Teams
  3. Шаг 3. Откройте загруженный файл и следуйте инструкциям по установке Microsoft Teams.

Как создавать команды и каналы

В Microsoft Teams команды — это группы людей, которые сотрудничают вместе, обычно состоящая из всей организации.
Между тем, каналы — это отдельные встречи, каждый из которых может быть посвящен отделу, проекту или даже задаче.
Вот шаги для создания команд и каналов в Microsoft Teams:

Создайте команду

А) Для компьютера

  1. Откройте приложение Microsoft Teams и нажмите «Присоединиться или создать команду» в нижней части боковой панели Teams слева.
    как создать команду в microsoft teams
  2. На появившемся новом экране нажмите кнопку «Создать команду».
    как создать команду в microsoft teams
  3. На следующем экране вы можете выбрать:
    • Создайте команду с нуля
    • Создание из существующей группы или команды Office 365
    Если ваша команда использовала Office 365 до регистрации в Teams, у вас могут быть существующие группы, которые можно добавить с помощью параметра «Создать из…».
    В противном случае используйте команду «Создайте команду с нуля».
    как создать команду в майкрософт тимс
  4. Затем определите, кто является частью команды в Microsoft Teams бесплатной версии.
    Сделайте свой выбор в зависимости от того, как вы хотите организовать свою платформу:
    Частный: если в команде должно быть только несколько определенных участников, выберите Частный.
    Публичный: лучше всего подходит для команд со сменой участников.
    В масштабе всей организации: если вы хотите разместить всю свою организацию как одну «команду» на платформе и использовать каналы для разделения отделов, идеально подойдет организация в масштабах всей организации.
    как создать команду в майкрософт тимс
  5. После того, как вы выбрали тип команды, которую хотите создать, вам нужно дать ей имя. Выберите подходящее название команды, например «Маркетинг» или «Социальные сети», а затем нажмите кнопку «Создать» в правом нижнем углу.
    как создать команду в майкрософт тимс
  6. Ваша новая команда теперь появится на левой боковой панели приложения Teams («Маркетинг» на изображении ниже). Чтобы добавить участников в команду, нажмите на три точки рядом с названием команды и выберите «Добавить участника».
    майкрософт тимс команды
  7. Введите имена участников, которых вы хотите добавить. Если это «гости», такие как внешние пользователи из-за пределов вашей организации, вы можете вместо этого предоставить им гостевой доступ через их адрес электронной почты.
    Пошаговое руководство по использованию Microsoft Teams

Б) Для мобильных

  1. Откройте приложение Microsoft Teams бесплатная версия.
  2. Нажмите значок «Команды» внизу экрана, затем значок «два человека и знак плюса» в правом верхнем углу. Вы должны перейти на страницу управления командами.
  3. Чтобы создать новую команду, дайте ей имя, добавьте описание и установите настройки конфиденциальности. Создав команду, коснитесь значка «Дополнительные параметры» с тремя точками и выберите «Добавить участников». Введите имена членов вашей команды, чтобы добавить их.
Примечание. Чтобы добавить группы людей / нескольких человек одновременно, вам необходимо использовать настольное или веб-приложение.

Создайте канал.

А) Для рабочего стола

Теперь, когда у вас есть команда, пришло время добавить каналы. По умолчанию Microsoft Teams создает общий канал для всех членов команды.
Чтобы создать дополнительные каналы, выполните следующие действия:

  1. Нажмите на три точки рядом с командой, для которой вы хотите создать новый канал, и нажмите на опцию «Добавить канал».
    как создать команду в майкрософт тимс

В появившемся всплывающем окне вы можете:
• Выберите название канала.
• Добавьте описание канала.
• Измените настройки конфиденциальности, чтобы разрешить доступ каждому члену команды или только избранным участникам. Когда вы закончите с этими настройками, нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать канал.
как создать команду в майкрософт тимсБ) Для мобильных

  1. В мобильном приложении щелкните значок «Команды» внизу.
  2. Нажмите на три точки (значок «Дополнительные параметры») для команды, которую вы хотите добавить на канал. Затем нажмите «Управление параметрами».
  3. Нажмите «Добавить +», чтобы начать создание нового канала. Добавьте название канала и описание, если хотите.
  4. Чтобы создать стандартный канал, просто нажмите «Готово». Чтобы создать частный канал, нажмите «Конфиденциальность», выберите «Личный», затем вернитесь и нажмите «Готово».
  5. Если вы решили создать частный канал, автоматически откроется экран «Добавить участников». Вы можете добавить участников на этом этапе или пропустить этот шаг и добавить участников позже.

Как настроить видеоконференцсвязь в Microsoft Teams

Создать видеоконференцсвязь в Microsoft Teams чрезвычайно просто. Вот как это сделать:
А) Для компьютера

  1. Откройте приложение Microsoft Teams и перейдите к группе / каналу, с которым вы хотите провести видеоконференцию. Щелкните небольшой значок камеры под полем создания сообщения.
    Пошаговое руководство по использованию Microsoft Teams
  2. Если хотите, вы можете добавить тему видеозвонка. Затем нажмите кнопку «Встреча», чтобы начать.
    ms teams команды
  3. На появившемся экране видеовызова вы можете использовать панель инструментов, чтобы включить / выключить камеру и микрофон, а также показать свой экран всем, кто присоединяется к вызову.
    ms teams команды

Б) Для мобильных

  1. Откройте мобильное приложение Microsoft Teams и перейдите в чат, с которым хотите начать видеозвонок.
  2. В выбранном чате нажмите «Видеозвонок», чтобы начать видеозвонок. Участники могут отвечать со своего компьютера или мобильного телефона.

Теперь, когда вы знаете, как настраивать видеозвонки, вы можете легко проводить онлайн-встречи и обсуждения с членами вашей команды!

Как планировать встречи в Microsoft Teams бесплатная версия

Для важных встреч, требующих всеобщего присутствия, лучше запланировать их заранее. Таким образом, люди могут очистить свое расписание встречи и синхронизировать его со своими календарями.
Вот как вы можете планировать собрания в Microsoft Teams:

А) Для компьютера

  1. Выберите «Назначить встречу» (значок календаря) под полем создания.
  2. Перейдите в «Календарь» на левой панели и нажмите «Новое собрание», которое находится вверху справа.
  3. После того, как вы выбрали временной диапазон в календаре, откроется форма, которая поможет вам.
  4. Добавьте название встречи, пригласите участников и добавьте другие детали. Помощник по планированию может помочь вам проверить доступность каждого.
  5. Нажмите «Сохранить», чтобы завершить процесс. Приглашение будет автоматически отправлено в почтовый ящик Outlook каждого участника!

Б) Для мобильных

  1. Коснитесь календаря в нижней части приложения и перейдите к «Запланировать встречу» в правом верхнем углу.
  2. Нажмите «Добавить участников», чтобы пригласить всех, кто вам нужен.
  3. Установите время начала и время окончания встречи. Также напишите описание.
  4. Нажмите «Готово», чтобы завершить планирование собрания команд!

Три дополнительные функции Microsoft Teams

Вот три функции, которые делают Teams отличным средством общения как для удаленных, так и для офисных команд:

1. Живые события

Прямые трансляции команд — это трансляции, рассчитанные на большую аудиторию.
В отличие от видеоконференций и звонков, живые мероприятия — это форма общения, при которой взаимодействие с аудиторией ограничивается только просмотром контента, который вы публикуете (например, бесплатные концерты, которые музыканты проводят в социальных сетях).
С помощью Microsoft Teams вы можете:

  • Проводите живые мероприятия для до 10 000 посетителей.
  • Записывайте прямые трансляции, чтобы зрители могли смотреть их после трансляции
  • Разрешите ограниченный доступ к трансляции или сделайте их общедоступными.

2. Мгновенные сообщения

Поскольку Microsoft Teams — это инструмент для совместной работы, у него есть функция обмена мгновенными сообщениями, чтобы команда оставалась на связи.
Это позволяет вам:

  • Проведите быстрый групповой чат или включите видеозвонок.
  • Перемещайте ответы по электронной почте из почтового ящика Outlook в быстрый чат.
  • Общайтесь в неформальной обстановке с помощью гифок и стикеров.

3. Интеграция приложений

Microsoft Teams интегрируется с множеством приложений для рабочего места, чтобы упростить ваше общение на различных платформах.
Он интегрируется с такими приложениями, как:

  • MeisterTask: диспетчер задач, созданный для сотрудничества между гибкими командами.
  • Доски Azure: трекер проектов с досками канбан, досками схватки и панелями мониторинга.
  • Nimble Contacts: CRM, помогающая получить доступ к информации о клиентах из Teams.

Цены на Microsoft Teams

Microsoft Teams является частью пакета Office 365, который предлагает несколько планов в соответствии с вашими потребностями.
Вот более подробные планы, в которые входят команды:

  • Microsoft Teams (бесплатно): предлагает основные функции, такие как обмен мгновенными сообщениями, аудио- и видеочат.
  • Microsoft 365 Business Basic: 5 долларов США на пользователя в месяц — предлагает функции «Microsoft Teams (бесплатно)» + видеоконференцсвязь для до 250 человек.
  • Microsoft 365 Business Standard: 12,50 долларов США за пользователя в месяц — предлагает функции «Business Basic» + настольные версии MS Excel, Word, Access и т. Д.
  • Office 365 E3: 20 долларов США за пользователя в месяц — предлагает функции «Бизнес-стандарт» + неограниченное хранилище файлов для каждого пользователя в OneDrive.

Три дополнительных совета по использованию Microsoft Teams

Программа может стать мощным инструментом для повышения производительности вашей команды. Вот несколько советов, чтобы извлечь из этого максимальную пользу.

A. Часто используйте команды с косой чертой

Microsoft Teams поддерживает команды с косой чертой для упрощения работы конечных пользователей.
Команды косой черты ускоряют выполнение важных задач, таких как отправка сообщений или просмотр чьей-либо активности.
Введите их в командную панель, чтобы опробовать их:

  • / goto — Перейти к каналу или команде Teams
  • / упомянуть — быстро отслеживать свои упоминания
  • / available — Установить статус доступности

Б. Работа с файлами в библиотеке документов

Microsoft Teams позволяет работать с общими файлами Word, Excel или PowerPoint, не покидая своего интерфейса.
Вот несколько вещей, которые вы можете сделать с помощью функции обмена файлами в Teams:

  • Загрузить файлы в общее хранилище файлов;
  • Редактировать файлы в приложениях для группы;
  • Сотрудничайте в реальном времени;
  • Делитесь файлами с участниками за пределами вашей организации.

C. Получите максимальную отдачу от мобильного приложения Microsoft Teams

Мобильное приложение Microsoft Teams поможет вам оставаться на связи, где бы вы небыли.
Его мощные возможности могут поддерживать большинство функций настольных приложений, таких как:

  • Аудио и видеоконференцсвязь;
  • Совместное использование или просмотр файлов;
  • Присоединение к разным командам и каналам;
  • Планирование встреч на ходу.

Заключение

Удаленная работа не всегда проста, особенно когда вы к ней не привыкли. Однако с правильными инструментами это намного удобнее! Теперь, когда вы знаете, как настраивать и использовать Microsoft Teams бесплатная версия, ваша организация может легко сотрудничать с его мощными функциями. И если Microsoft Teams не подходит для ваших нужд, вы всегда можете проверить такие альтернативы, как Skype для бизнеса, Zoom и Slack!

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.